Tento web využívá cookies. Jeho používáním s tím vyjadřujete souhlas. Více informací

O ženách, které dělají to, co milují
Jak udělat ten nejlepší první dojem přes pracovní e-mail
vložila 9.11.2020
309 Your IP address (2a00:1ed0:17::9337) is not a member of allowed address range. Please, visit https://stream.exchange.cz, logon to your account and add this IP address to the list of allowed servers.

Jak udělat ten nejlepší první dojem přes pracovní e-mail

E-mail bývá v mnoha pracovních vztazích prvním kontaktem, který s potenciálním klientem navážeme. A tak jako to bývá při setkání tváří v tvář, šanci udělat dobrý první dojem máme jen jednu. Jak si ji nepokazit? Vyplatí se neporušovat základní pravidla pro komunikaci e-mailem.

Která rozhodně nepodceňovat?

Bez tajností

Začněme tím, co bychom kromě adresy měli vyplnit jako první, a to předmětem mailu. Někteří lidé nechávají toto políčko volné – a to je chyba. V osobní komunikaci se sice nejedná o žádný trapas, ale v té oficiální, pracovní už ano. Ostatně většina e-mailových aplikací vás automaticky upozorní, že jste řádek nechali prázdný. Předmět by měl v krátkém heslu shrnout, co je náplní mailu. Však právě podle něj se mnoho lidí rozhoduje, zda si váš „dopis“ vůbec přečtou. Předmět nevolte extrémně dlouhý, nebude přehledný, ani extrémně strohý, který adresátovi vlastně nic moc nenapoví. Nikdy nepište do předmětu samotný text zprávy.

Oslovení nepodcenit

Ponechme stranou, že jsou někteří lidé schopni zcela ignorovat při e-mailové komunikaci oslovení a rovnou začít samotným sdělením, a zaměřme se na to, jak vlastně člověka na protější straně oslovit. Vždy je důležité, abyste vycítili, jak s ním můžete komunikovat – tak například řediteli významné společnosti nebo třeba banky těžko můžete napsat „Zdravím Láďo“. Chybu neuděláte, když první komunikaci začnete oslovením typu „Vážený pane řediteli“. Pokud víte, že si daný člověk zakládá na titulu, využijte toho („Vážený pane doktore“). V méně formální komunikaci můžete využít oslovení, jako je „Dobrý den, paní Divišová“ apod. Až si budete s daným člověkem dopisovat delší dobu, můžete – pokud k tomu bude vhodná situace a nedopustíte se tak přešlapu – přejít ne tak formálním oslovením.

Mimochodem, jedna z nejčastějších chyb u oslovování v e-mailech je nechávání jména v 1 pádu. Čeština ale takovou možnost nepřipouští a pro oslovení je nutné vždy použít pád pátý – tedy „pane Šulci“, „pane Karasi“ apod. Oslovení typu „pane Karas“ nebo „pane Šulc“ se považuje za neuctivé.

Nejen co, ale i jak

Samotné sdělení je pak samozřejmě na vás. Jen nezapomínejte, že e-mail by neměl (minimálně při prvním kontaktu) připomínat román, ale měl by být tak dlouhý, aby jej adresát bez potíží přečetl a pochopil jej. Nicméně existuje jedna věc, na kterou byste neměli nikdy zapomínat. A to vždy si text, který jste napsali, po sobě přečíst. Nemusíte být zrovna expert na češtinu, abyste odhalili například překlepy nebo očividné gramatické chyby. Pokud prostě e-mail odešlete, aniž byste mu věnovali pozornost, může jeho příjemce nabýt dojmu, že vám ani nestál za to, abyste si text zkontrolovali.

Sbohem a šáteček?

Tak jako jsme věnovali pozornost oslovení, tak nesmíme zapomínat ani na rozloučení. Většinou se hodí například poděkovat adresátovi za případnou odpověď, popřát mu hezký den apod. Nic rozhodně nepokazíte, když při formální komunikaci zakončíte e-mail tradiční frází „S pozdravem“. A nikdy se nezapomeňte podepsat! Pokud máte v e-mailu automatický podpis s popisem funkce a kontaktnímu údaji, nechejte jej připojený. Pamatujte, že při prvním kontaktu by měl potenciální klient vědět víc, než že jste Lenka nebo Honza.

Foto: Shutterstock

Autorka: Lucie Pražáková

Nahlásit obsah

Co je s obsahem v nepořádku?

Sdílet obsah

Vyberte ze svých kontaktů

Čtěte také